Un registro de visitas deja constancia de quién visita un lugar, a quién va a ver y a qué hora entra y sale. Durante años ese registro fue un cuaderno en la portería. Hoy puede ser digital: la visita se prerregistra, entra con un código QR y todo queda guardado y disponible para consulta.

Esta guía explica qué es un registro de visitas, qué datos debe incluir, cuándo basta un cuaderno y cuándo conviene digitalizarlo, y qué problemas resuelve un sistema como el de Dapta.

Es el registro de cada persona que ingresa a un lugar sin pertenecer a él de forma permanente: visitas, proveedores, transportistas, prestadores de servicio. Puede llevarse en papel o de forma digital, y su objetivo es el mismo: saber quién entró, a qué fue y cuándo.

Los datos que suele incluir son:

Conviene pedir solo los datos que realmente se necesitan, porque los datos personales de las visitas están sujetos a la Ley N.º 21.719, que exige conservarlos solo mientras sirvan a la finalidad para la que se recolectaron. Dapta ya cumple con esta ley. Aun así, conviene definir qué datos se piden y por cuánto tiempo se guardan.

En Dapta, cuando llega una visita sin cita, el guardia genera el registro en el momento, con los datos del visitante y la unidad de destino, y queda constancia de la hora de entrada.

Un cuaderno basta cuando las visitas son pocas, hay un solo acceso y nadie necesita buscar ni sacar reportes. En ese escenario, un sistema digital agrega más costo y más gestión de los que se justifican. Si ese es tu caso, no necesitas Dapta.

Conviene digitalizar cuando aparece alguna de estas situaciones:

Si te reconoces en una o más de estas situaciones, el paso siguiente es ver cómo funciona un registro digital.

Resuelve el registro manual y la falta de información confiable sobre quién entra. Un registro digital reemplaza el cuaderno por un flujo ordenado y deja datos que se pueden consultar.

En implementaciones documentadas, el resultado es menos carga de trabajo para guardias y conserjes, menos tiempo de espera en la portería y mejor trazabilidad de los accesos.

Quien invita prerregistra a la visita, la visita valida su código QR al llegar y cada ingreso queda registrado. Una visita que llega sin aviso previo se resuelve en conserjería. El recorrido completo es este:

El aviso por correo llega solo cuando la visita fue preinscrita, y es informativo: no condiciona el ingreso, porque la visita preinscrita llega ya autorizada.

Además de este flujo, hay herramientas complementarias:

No necesariamente: el alcance puede ir desde un registro digital de visitas, sin lectores ni centrales, hasta torniquetes, barreras y lectura de patentes. Lo que define la solución es el hardware instalado y su configuración, y eso se define en la visita técnica.

Si más adelante la operación requiere controlar accesos con equipos, Dapta es compatible con ZKTeco y Dahua. Con cualquier otra marca, la compatibilidad se evalúa antes de avanzar.

Un registro digital de visitas se usa en distintos tipos de lugar:

El único requisito indispensable es electricidad e internet confiable y de velocidad adecuada en el punto de acceso o a una distancia que permita cablearlos. La operación en tiempo real depende de la disponibilidad de internet. El equipo de Dapta evalúa las condiciones del sitio en una visita técnica, o de forma remota si el sitio queda lejos.

El costo depende del alcance de cada caso, y Dapta cotiza según cada uno:

No. Apoya el trabajo de conserjería: las visitas que llegan sin aviso previo se siguen resolviendo ahí. Lo que cambia es la carga de trabajo, que baja, porque las visitas preinscritas llegan con su código QR.

Los que realmente necesites: nombre y documento de identidad, a quién visita, motivo y hora de entrada y salida. Conviene definir también por cuánto tiempo se guardan.

Quien preinscribe una visita recibe un correo cuando esta llega. Es informativo: el ingreso no queda condicionado a que quien invitó apruebe en ese momento, porque la visita preinscrita llega ya autorizada.

Hasta 7 segundos para las visitas agendadas y hasta 17 segundos para las no agendadas.

La operación en tiempo real depende de la disponibilidad de internet. Por eso uno de los requisitos es contar con internet confiable y de velocidad adecuada en los puntos de acceso.

El plazo lo define el cliente. La información es de su propiedad y el período de conservación se acuerda con él, dentro del marco de la Ley N.º 21.719, que Dapta ya cumple.

No. Dapta registra y reporta eventos de acceso (ingresos, salidas e intentos rechazados). No entrega conteo de aforo ni indicadores de ocupación en tiempo real.

La forma más concreta de saber qué necesita tu condominio, tu oficina o tu operación es una visita técnica. El equipo de Dapta revisa tus accesos y cómo llegan hoy las visitas, define si alcanza con un registro digital o si hace falta hardware, y cotiza según tu caso. Si el sitio queda lejos, la evaluación puede hacerse de forma remota.

Dapta opera en más de 300 instalaciones en Latinoamérica.

Última actualización: noviembre de 2026.